Załącznik nr 9 do Zarządzenia Nr 4/2025
Dyrektora Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Zwoleniu
z dnia 30 stycznia 2025 r.
PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA
SKARG I WNIOSKÓW
W PORADNI PSYCHOLOGICZNO – PEDAGOGICZNEJ W ZWOLENIU
PRZYJMOWANIE I REJESTROWANIE SKARG I WNIOSKÓW
1. Klienci poradni lub ich opiekunowie prawni mają prawo zgłaszać uwagi, w tym skargi i wnioski na temat funkcjonowania poradni z zachowaniem drogi służbowej: dyrektor poradni – organ prowadzący/ kuratorium oświaty.
2. W placówce skargi i wnioski przyjmowane są przez: Dyrektora, w razie jego nieobecności przez inną osobę upoważnioną przez Dyrektora.
3. Miejscem przyjmowania wniosków i skarg jest:
1) gabinet Dyrektora Poradni w siedzibie przy ul. Kościuszki 39 w Zwoleniu,
2) sekretariat Poradni.
4. Dyrektor przyjmuje skargi i wnioski osobiście w dniach i godzinach wskazanych zarządzeniem dyrektora, podanych do wiadomości petentów na stronie www oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie poradni.
5. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, a także ustnie.
6. Pracownik poradni, do którego wpłynęła skarga dotyczącą działalności poradni, jest zobowiązany przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi.
7. Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków.
8. Rejestr skarg i wniosków uwzględnia następujące elementy:
1) liczba porządkowa,
2) data wpływu skargi / wniosku
3) data zarejestrowania skargi / wniosku
4) osoba lub instytucja wnosząca skargę / wniosek, jej adres
5) informacja na temat przedmiotu skargi / wniosku
6) termin załatwienia skargi / wniosku
7) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi / wniosku,
8) data załatwienia
9) krótka informacja o sposobie załatwienia sprawy.
9. Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości poradni.
KWALIFIKOWANIE SKARG I WNIOSKÓW
1. Kwalifikowania spraw jako skarga / wniosek dokonuje dyrektor.
2. Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga / wniosek wpisana jest do rejestru skarg i wniosków.
3. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor zwraca się do wnoszącego o wyjaśnienie lub uzupełnienie.
4. Skargi / wnioski, które nie należą do kompetencji poradni, rejestruje się, a następnie wraz z pismem przewodnim przesyła zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, albo zwraca się, wskazując właściwy organ, a kopię pisma zostawia się w dokumentacji poradni.
5. Skargi / wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, rejestruje się, następnie pismem przewodnim przesyła odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawia się w dokumentacji placówki.
6. Skargi / wnioski anonimowe (tj. bez danych personalnych nadawcy) po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpatrzenia.
7. Jeżeli przekazana anonimowo skarga zawiera informacje dotyczące bezpieczeństwa przeprowadza się postępowanie sprawdzające występowanie zagrożenia i podejmuje się działania zmierzające do jego usunięcia.
ROZPATRYWANIE SKARG I WNIOSKÓW
1. Skargi / wnioski rozpatruje dyrektor poradni lub osoba przez niego upoważniona.
2. Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie.
3. Z wyjaśnienia skargi / wniosku sporządza się następującą dokumentację:
1) oryginał skargi / wniosku,
2) notatka służbowa informująca o sposobie załatwienia skargi / wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego,
3) materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśnienia skargi / wniosku,
4) odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy,
5) inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.
4. Odpowiedź do wnoszącego powinna zawierać:
1) oznaczenie organu, od którego pochodzi,
2) wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów / wniosków zawartych w skardze / wniosku,
3) faktyczne i prawne uzasadnienie, jeśli skarga / wniosek została załatwiona odmownie,
4) imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.
5. Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie poradni.
6. Skargę / wniosek rozpatruje się niezwłocznie, w czasie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od dnia założenia.
