Załącznik do Zarządzenia Nr 38/2020
Dyrektora Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Zwoleniu
z dnia 18 listopada 2020 r.
Procedura przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Zwoleniu
Podstawa prawna:
Kodeks postępowania administracyjnego (.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 256, 695, 1298) – Dział VIII Skargi i wnioski oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz.46).
PRZYJMOWANIE I REJESTROWANIE SKARG I WNIOSKÓW
Klienci poradni lub ich opiekunowie prawni mają prawo zgłaszać uwagi, w tym skargi i wnioski, na temat funkcjonowania poradni z zachowaniem drogi służbowej: dyrektor poradni – organ prowadzący/ kuratorium oświaty.
W placówce skargi i wnioski przyjmowane są przez: Dyrektora, w razie jego nieobecności przez inną osobę upoważnioną przez Dyrektora.
Miejscem przyjmowania wniosków i skarg jest:
- gabinet Dyrektora Poradni w siedzibie przy ul. Kościuszki 39 w Zwoleniu,
- sekretariat Poradni.
Dyrektor przyjmuje skargi i wnioski osobiście w dniach i godzinach wskazanych zarządzeniem dyrektora podanych do wiadomości petentów na stronie www oraz na tablicach ogłoszeń w siedzibie poradni.
Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, a także ustnie.
Pracownik poradni, do którego wpłynęła skarga dotyczącą działalności poradni, jest zobowiązany przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi.
Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków.
Rejestr skarg uwzględnia następujące elementy:
- liczba porządkowa,
- data wpływu skargi / wniosku
- data zarejestrowania skargi / wniosku
- osoba lub instytucja wnosząca skargę / wniosek, jej adres
- informacja na temat przedmiotu skargi / wniosku
- termin załatwienia skargi / wniosku
- imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi / wniosku,
- data załatwienia
- krótka informacja o sposobie załatwienia sprawy.
Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości poradni.
KWALIFIKOWANIE SKARG I WNIOSKÓW
Kwalifikowania spraw jako skargi / wnioski dokonuje dyrektor.
Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga / wniosek wpisana jest do rejestru skarg i wniosków.
Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor zwraca się do wnoszącego o wyjaśnienie lub uzupełnienie.
Skargi / wnioski, które nie należą do kompetencji poradni, rejestruje się, a następnie wraz z pismem przewodnim przesyła zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, albo zwraca się, wskazując właściwy organ, a kopię pisma zostawia się w dokumentacji poradni.
Skargi / wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, rejestruje się, następnie pismem przewodnim przesyła odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawia się w dokumentacji placówki.
Skargi / wnioski anonimowe (tj. bez danych personalnych nadawcy) po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpatrzenia.
Jeżeli przekazana anonimowo skarga zawiera informacje dotyczące bezpieczeństwa przeprowadza się postępowanie sprawdzające występowanie zagrożenia i podejmuje się działania zmierzające do usunięcia go.
ROZPATRYWANIE SKARG I WNIOSKÓW
Skargi / wnioski rozpatruje dyrektor poradni lub osoba przez niego upoważniona.
Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie.
Z wyjaśnienia skargi / wniosku sporządza się następującą dokumentację:
- oryginał skargi / wniosku,
- notatka służbowa informująca o sposobie załatwienia skargi / wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego,
- materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśnienia skargi / wniosku,
- odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy,
- inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.
Odpowiedź do wnoszącego powinna zawierać:
- oznaczenie organu, od którego pochodzi,
- wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem
- się do wszystkich zarzutów / wniosków zawartych w skardze / wniosku,
- faktyczne i prawne uzasadnienie, jeśli skarga / wniosek została załatwiona odmownie,
- imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.
Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie poradni.
Skargę / wniosek rozpatruje się niezwłocznie, w czasie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od dnia założenia.
Procedura wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, tj. 21 września 2018 roku.
